Prywatność

Polityka ochrony i dostępu do danych osobowych
Uczniowskiego Klubu Sportowego Fala Swarzędz

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Co to oznacza w praktyce? Dbanie o bezpieczeństwo zgromadzonych danych jest dla nas wszystkich priorytetem, a troską wszystkich administratorów danych stało się zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania w sposób przejrzysty dla członka Klubu, pracownika, wolontariusza czy darczyńcy.

Wprowadzamy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. Jej ideą jest zaprezentowanie pełni praw, jakie przysługują osobie, której dane dotyczą w związku z przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków, jakie musi spełnić administrator na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

Na początek wyjaśnienie kilku terminów z Rozporządzenia

RODO

RODO to skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W każdym przypadku, kiedy pojawi się ten skrót, będzie odnosił się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.

Administrator danych

Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym, w jakim celu, a także, w jaki sposób będą przetwarzane dane osobowe jest Uczniowski Klub Sportowy Fala Swarzędz os. Mielżyńskiego 119B9 62-020Swarzędz. W dalszej części tekstu będziemy używać skrótu „UKS” lub „Klub” do oznaczenia Administratora danych.

Inspektor ochrony danych

UKS nie ma prawnego obowiązku powołania Inspektora ochrony danych. Nie prowadzi bowiem operacji przetwarzania, które wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę.

Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce?

Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Każdy, kto uzna, że jego dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ma prawo wnieść skargę.

Cele, podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych

Klub zawsze kierował się i kieruje się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są Stowarzyszeniu niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.

1. Możemy zatem w Stowarzyszeniu przetwarzać dane w celach związanych z realizacją umowy wypełniając „Deklarację Członkowską”, jaką każdy zawiera z Klubem stając się wraz z dzieckiem jego członkiem. Jest to zgodne z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały także tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy). Może mieć to zastosowanie przy wszelkiego rodzaju odpowiedziach na zapytania dotyczące np. oferty UKS. Będziemy stosować tę zasadę prawną również, kiedy ktoś skontaktuje się z nami poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej administrowanej przez UKS: www.uks.falaswarzedz.pl. Może to nastąpić także w przypadkach, kiedy zainteresowany skieruje do Klubu swoją jakąkolwiek korespondencję pocztą tradycyjną bądź drogą e-mail i ujawni w niej swoje dane osobowe. Za każdym razem, kiedy będzie możliwość Administrator poinformuje kontrahenta o przysługujących mu prawach, zamieszczając odrębny obowiązek informacyjny, także na dokumentacji papierowej, w tym: deklaracji członkowskiej, formularzach zgłoszeniowych itp. Kiedy jednak nie będzie technicznej możliwości przekazania całej treści obowiązku informacyjnego, Klub dołoży wszelkich starań, aby wskazać na dokument, w którym całościowe informacje będą zamieszczone (tzw klauzula hiszpańska).

1. 2.      Istotą działalności Klubu jest prowadzenie szkolenia i rywalizacja sportowa. Dane osobowe zawodników, które poda ich opiekun prawny, Klub będzie przetwarzać zgodnie z udzieloną zgodą, np. w celach wyrobienia licencji (wymagane jest osobne oświadczenie dla PZP), zgłoszenia do zawodów sportowych, ogłoszenia wyników, w tym ich publikacji w prasie często połączonych z rozpowszechnieniem wizerunku. Trzeba pamiętać, że wizerunek osoby stanowi, co do zasady dane osobowe, o ile umożliwia identyfikację konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji Klub przyjmie oświadczenie o wyrażeniu zgody. Dane osobowe będziemy przetwarzać wówczas na podstawie art. 6, ust. 1, lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Taka zgoda, będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli, tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO.

1. Z racji faktu, że jako Stowarzyszenie zatrudniamy trenerów do realizacji celów statutowych, prowadzimy księgowość opartą na zapisach Rozporządzenia Ministra finansów z dnia 15.11.2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nie prowadzących działalności gospodarczej, spoczywają na nas także obowiązki podatkowe i związane z ubezpieczeniami społecznymi. W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z art. 6, ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z art. 74, ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

1. 4.      Prosimy także członków o podanie danych kontaktowych: numer telefonu i adres poczty elektronicznej. Potrzebne jest to zapewnienia kontaktu w przypadkach związanych z terminami treningów, przekazania informacji o zawodach, w tym o terminie i miejscu zbiórki, przekazaniu informacji o zachowaniu dzieci na treningu, czy też zaległościach w wypełnianiu obowiązków członka. Dane kontaktowe, na podstawie umowy przetwarzają również trenerzy poszczególnych sekcji w zakresie, które ich dotyczą. W tym przypadku ma zastosowanie przesłanka wynikającą z art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).

1. Jako administrator danych pobierający składki członkowskie mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tego tytułu. Jeśli już do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione dane osobowe na gruncie przepisów RODO zawartych w art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą). W praktyce oznacza to, że nie zaprzestaniemy przetwarzać danych członka, który zrezygnuje z członkostwa, lub w stosunku do którego podjęto uchwalę o wykluczeniu z Stowarzyszenia do czasu wyegzekwowania należności do których regulowania dobrowolnie się zobowiązał.

1. Wpływające do Klubu skargi lub wnioski lub jakąkolwiek inną korespondencją zawierająca dane osobowe będziemy przetwarzać na gruncie art. 6, ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

Okres retencji, czyli jak długo będziemy przetwarzać dane osobowe?

Nie będziemy przetwarzać danych dłużej niż to konieczne. I tak: – na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
– jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego
– jeżeli otrzymamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych czy to do celów, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach, kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody.
– po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego zostały zebrane (np. realizacja umowy) o jakim była mowa wcześniej (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

Komu możemy udostępnić powierzone dane osobowe?

Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom, z którymi UKS zawarł umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności udostępniamy dane firmie świadczącej usługi księgowe, organizatorom zawodów sportowych i w konsekwencji firmom zapewniającym ich obsługę informatyczną. O szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz poprosić Administratora danych. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp. kiedy będziemy musieli dochodzić swoich roszczeń. Jednak nigdy w historii Klubu nie byliśmy zmuszeni do tego typu działań.

Jakie masz prawa?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. Można w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak i zgłaszając się osobiście do siedziby Klubu.

Obowiązek podania danych.

Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z Klubem umowę (np. członkostwa), czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli upublicznić wizerunek zawodnika zawsze zapytamy o zgodę, a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu ewidencji członkostwa w Klubie. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.

W jaki sposób będą przetwarzane dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane głównie w wersji papierowej jak i w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym z profilowaniem.